(Estratto dal sito “Il sole 24 ore” del 4 dicembre 2011)
I messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservati per dieci anni. Si tratta infatti di documenti informatici, che in quanto corrispondenza, devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare secondo le prescrizioni dettate dall’articolo 2214 del Codice civile. Le e-mail a contenuto commerciale vanno inoltre tenute e conservate anche a fini fiscali secondo l’articolo 22 del Dpr 600/1973.
Le e-mail costituiscono infatti documenti informatici, sia per il soggetto che le trasmette, sia per chi le riceve, con tutto ciò che ne deriva sotto il profilo degli obblighi di conservazione sostitutiva. Le caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità necessarie per soddisfare il requisito della forma scritta e, di conseguenza, attribuire valore probatorio alla posta, risultano soddisfatte anche quando il messaggio è ricevuto per via telematica.
L’archivio delle e-mail ricevute e/o trasmesse, quando a carattere commerciale o giuridico per l’impresa, deve essere infatti conservato in modalità sostitutiva, anche avvalendosi di sistemi quali il cloud computing con le opportune sicurezze in termini di tutela e riservatezza, perchè si tratta di corrispondenza di interesse aziendale per la quale vige l’obbligo di mantenimento nel tempo anche e soprattutto a fini probatori. Il messaggio e-mail è stato già in precedenza riconosciuto come documento informatico munito di firma elettronica in ragione della immissione di un userid e di una password al momento dell’autenticazione e di accesso al sistema. Di conseguenza, prima delle modifiche introdotte al Cad, gli è stato riconosciuto valore di prova scritta, assimilabile al documento cartaceo, così da permettere l’emissione di un decreto ingiuntivo. In questo senso, si sono espressi sia il Tribunale di Cuneo, con una ordinanza del 15 dicembre 2003, sia il Tribunale di Bari per l’emissione del decreto n. 89 del 2004.
Le disposizioni civilistiche e fiscali impongono all’imprenditore che esercita un’attività commerciale la conservazione ordinata per ciascun affare e per un periodo di dieci anni degli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché delle copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Questi documenti, così come le scritture contabili, possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili.
Secondo le regole civilistiche e fiscali, devono essere conservati i messaggi a rilevanza commerciale tali da impegnare giuridicamente l’azienda verso l’esterno ovvero terzi nei riguardi dell’imprenditore. Risulterebbero di conseguenza esclusi dall’obbligo di conservazione i messaggi a contenuto non commerciale, come ad esempio le newsletter, in quanto non impegnano giuridicamente o commercialmente l’azienda. Non rientrano negli obblighi di tenuta e conservazione neppure i messaggi di natura privata spediti o ricevuti dai dipendenti attraverso sistemi di posta elettronica aziendale. Questo anche a prescindere dalla legittimità o meno di un uso privatistico di questi mezzi da parte dei lavoratori, secondo le politiche interne aziendali che dovrebbero essere in ogni caso adottate.
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